Restringido el fichaje con huella dactilar para el registro de jornada

La Agencia Española de Protección de Datos ha establecido, en su Guía (puede consultarla aquí) sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos, algunas apreciaciones respecto al uso de sistemas de fichaje que se nutran de datos biométricos (huella dactilar).

La legalidad de optar por el fichaje biométrico en el contexto de control de presencia laboral depende de varios factores clave que deben ser considerados y cumplidos en línea con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y las legislaciones locales aplicables, como la legislación española en materia de protección de datos. Para que el uso del fichaje biométrico sea legal, deben cumplirse los siguientes requisitos y consideraciones:

• Legitimidad y Necesidad: Debe existir una base legal clara que permita el tratamiento de datos biométricos para el control de presencia. Esto implica demostrar la necesidad y la proporcionalidad del uso de la biometría frente a otros métodos menos intrusivos. En el ámbito laboral, la implementación de sistemas de fichaje biométrico debe ser justificada en términos de su necesidad para la finalidad perseguida y no debe haber medios menos invasivos para alcanzar el mismo fin.

  A fecha de redacción de este escrito, no existe en el ordenamiento jurídico español base legal para poder utilizar estos sistemas para la finalidad del registro de jornada.

• Consentimiento y Alternativas: En contextos donde el consentimiento podría ser considerado inválido debido al desequilibrio de poder (por ejemplo, entre empleador y empleado), es esencial que existan bases legítimas alternativas para el tratamiento de datos biométricos. Además, debe ofrecerse a los empleados alternativas al fichaje biométrico que no requieran el tratamiento de datos biométricos. No obstante, el hecho de contar con una alternativa, hace que no se supere el juicio de necesidad, y por lo tanto, no existiría tampoco base legitimadora para el tratamiento.
• Evaluación de Impacto de Protección de Datos (EIPD): Antes de implementar un sistema de fichaje biométrico, es obligatorio realizar una EIPD para evaluar los riesgos asociados al tratamiento de datos biométricos y establecer medidas para mitigar esos riesgos. Esta evaluación debe revisarse regularmente y actualizarse según sea necesario.
• Medidas de Seguridad: Deben implementarse medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la seguridad de los datos biométricos, incluida la protección contra el acceso no autorizado, la pérdida de datos y cualquier forma de tratamiento ilícito.
• Transparencia e Información: Los empleados deben ser informados de manera clara y detallada sobre el tratamiento de sus datos biométricos, incluyendo la finalidad del tratamiento, las medidas de seguridad implementadas, y sus derechos con respecto al tratamiento de sus datos personales.
• Cumplimiento de los Principios del RGPD: Todo tratamiento de datos biométricos debe adherirse a los principios establecidos en el RGPD, incluyendo la legalidad, transparencia, minimización de datos, limitación de la finalidad, exactitud, limitación del almacenamiento, integridad y confidencialidad, y responsabilidad.

En resumen, optar por el fichaje biométrico para el control de presencia puede ser legal si se cumplen rigurosamente todas las condiciones y requisitos mencionados, demostrando que el tratamiento es necesario, proporcional, y se realizan bajo una base legal adecuada, garantizando en todo momento la protección de los derechos y libertades de los individuos implicados. A pesar de ello, en estos momentos, es difícil cumplir en España estas premisas, pues como se ha indicado, no hay base legal que justifique el tratamiento.

Unive Abogados, con amplia experiencia en asesoramiento y consultoría para el cumplimiento de la normativa de protección de datos, puede asesorar a las empresas que se encuentren con sus sistemas de fichaje paralizados respecto de las alternativas y las soluciones que puedan adoptar para el cumplimiento de sus obligaciones laborales.